月薪30000的牛人这样写邮件（提高必看！）
2015/8/11 管理晨读
邮件谁不会写？写个破邮件还能跟薪水挂钩了？
读者老爷莫着急，今天的主题是“如何写好工作邮件”，且听晨老师慢慢道来。
先看一个故事：
故事1 与人方便，自己方便有两个能力相同，成绩都很好，经历也都差不多的学生，一位叫田宜龙，一位叫王裕源。
有位知名教授今年只招收一名博士生，田宜龙和王裕源都想争取这个名额，于是他们分头写了差不多的简历，寄给教授。
不太一样的是，田宜龙把简历写好，装进信封、写好地址、贴上邮票就寄出去了。
而王裕源同学则多了一个心眼，他在装简历的信封里，放了一个写着自己名字、地址、邮编并贴好邮票的空信封。
结果大家可能都猜得到——王裕源被录取了。
大家是不是觉得王裕源同学好贼啊？
再看一个故事：
故事2 和他一起做事很舒服在上家公司有一位同事张志勇，三年多时间，从一名普通的java开发工程师做到了子公司的副总裁。
由于工作的性质，经常能接触到公司几位老总，有一次听到他们对张志勇的评价：
跟他一起做事情总感觉很舒服，其他工作能力且不说，仅在发邮件这一件事情上，在有重要邮件时，他一定会很快回复：收到了，然后简单说明会怎样的安排；在执行过程中又会定期邮件反馈事情的进展。
腹黑地说，张志勇真狡猾，在邮件这个很容易闪光的点上，他做的非常出彩。
当我们盯着别人看——“为什么是他”
的时候
最好多想一想——“为什么不是我？”
当我们觉得王裕源同学很贼，张志勇很狡猾的时候，我们不妨想一想他们思考的出发点是什么？
多为他人着想把事情做在前面
做人按这个思想去做，朋友多
做事按这个思想去做，效率高
邮件按这个思想去写，升值快
上面这个字是“值”哦
工作邮件的用途
简单而重要的事情马上发邮件，提高你在领导面前的曝光率；
重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者；
复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录；
不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点。
工作邮件分类工作邮件的结构
从邮件的结构看，有：1、发送地址；2、标题；3、抬头；4、正文；5、附件；6、恭祝语；7、签名档。
下面介绍每部分需要注意的要点：
1、发送地址
发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。
a)收件人
收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。
这个也牵扯到做事情的方法上了：
比如你明天想要请一天假，同时发给部门经理和总经理，请求批准。
部门经理一看，我操，大领导在呢，我批不批啊，还是让大领导先发话吧，这厮是想在老总面前让我好看么？
总经理一看，妈的，这种事情也要我批，想累死老子啊？
结果谁都不鸟你，你这假算请了还是没请呢？
b)抄送人
放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。
比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。
这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。
另
如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。
尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。
c)密送人
密送人其实很有用
不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；
重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；
在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。
2、标题
标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业
多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且这种邮件
1、最好不要参与进去
2、非要参与的话，把标题清理清理
为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。
电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。
另
如果需要每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题这么写： 12 月 28 日 关于 xxx 的 xxx
用当日的日期开头，方便以后检索。
3、抬头
抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。
我一般是这么处理：单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称；有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件，称呼 x 总，感觉对领导不够信任、不够亲切；有其他人的时候，不称呼 x 总，显得对领导不够尊重。
尤其是在创业团队里，大家没什么级别概念，内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。
否则外部公司的人可能会想：这特么什么破公司啊，找了一帮没级别的人跟我来谈合作，能靠谱吗？
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。
一行内容不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。
一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。
建议用字号用小四(20号)，字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。
p.s. 别人的名字不要用红色。
多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。
总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。
另
一封邮件说的事情不要太多，还是刚才说的道理，事情多了，就需要开会了。
5、附件
附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。
附件不要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你。
附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收
因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明，比如这样：
压缩包中包括：
1、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
2、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
3、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看。
6、恭祝语
7、签名及其他信息
恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。
如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建议，恭喜你，又升值了哦。
撰写顺序
估计大多数人都是先写收件人，然后写标题，然后写正文，然后pia~发送了。
这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错，我们最好用一个容错率高的流程，像这样：
标题——>正文——>附件——>收件人
先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。同时也防止标题遗漏，没有标题的邮件让人非常不爽，显得你非常不职业。
先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。
从流程上确保不犯错误，这就是咱普通青年的牛逼之处。
一些注意事项
1、2分钟法则
邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟；
简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上，不要遗忘；
邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节。
2、2步法处理
第1步，定时查收邮件。
重要紧急的，2分钟处理；
重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间；
其他事项标记待处理标签。
第2步，在空闲时间，集中处理待处理邮件。
3、禁忌
喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件；
不要在邮件里争吵和嘲讽，谁做了谁是傻逼；
邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人。
晨老师就曾经在酒后发过一封骂领导的邮件，后来，我涨工资了…………骗你们的啦，后来我换部门了，这事儿做的非常不职业哦。
4、标点符号
“!”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用，下面这个例子，红字是读者的感受，大家可以体会一下。
请问昨天说的邮件发了吗
读者感受——正常询问，疑问句，即使没有问号，也能看出来是在提问，情绪很平静。
请问昨天说的邮件发了吗？
读者感受——结合上下文语境，似乎有点反问的意思了哦。
请问昨天说的邮件发了吗？？
读者感受——你急个毛啊!
请问昨天说的邮件发了吗!
读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗？老子时间还有限呢!
请问昨天说的邮件发了吗？!
读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗？老子还就不发了!
请问昨天说的邮件发了吗？？？？？？？!!!!!!!!!
读者感受——这个二逼!!!!!!
一个问号还好；
两个问号，就显得非常着急，阅读者感受已经开始抵触了；
叹号，让人感觉你在质疑，你在不耐烦，对方更加反感；
问号+叹号有骂人的感觉了；
一串问号+一串叹号，简直就是个没素质的流氓。
后记
以上，就是晨老师总结的“如何写好工作邮件”，好吧，这也许不能马上让你的工资涨到3万……
但是，以这种精益求精的思想去对待工作中的每一个细节，相信你一定会很快升值，升值了离升职加薪还会远吗？
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