上班前的15分钟,决定了你一天的工作效率!
2016/4/15 管理技巧

     如何开启一天高效率的工作?

     每天从头忙到下班,好像什么都没干?

     忙死了,但是一点成就感都没有?

     其实这些问题都很容易解决,你只要学会利用开始工作前的15分钟就行了。

    

     15分钟能做什么?

     大概的流程见下图,如果没有时间,直接看粗体字就行:

    

     1.设置好工作区

     开始一天工作前的第一步,就是讲环境干扰因素控制到最低。所以我们需要对自己工位的可视范围内的东西进行整理。

     (1)清理电脑桌面

     还在为满屏幕的文件不知道怎么分类放置烦恼么?

     使用fences这个软件可以在桌面创建分区,特别适合桌面文件很多的人。

     小六的电脑桌面只简单的划分了三个区域:

     - 重要不紧急区域

     放重要项目和任务相关的文件

     - 日常工作区域

     日常办公进行需要访问的文件夹快捷方式,将工作内容每日备份

     - 临时区

     放临时产生的文件,便于每日清理

     使用fences创建桌面分区

    

    

     使用360软件管家整理快捷方式

     (2)清理办公桌面

     小六工作的头几年,桌面是这样的:

    

     现在的工作区是这样的:

    

     你会发现,原来的桌面的各种小物件全部不见了。

     A4纸是二次利用的,这样可以随时写下一些想法和代办事项。

     (3)水杯倒满

     清洁水杯,泡上一杯咖啡或者茶,这样在开始进入工作状态的时候,就不会因为口渴而中断工作,起身再去做这些事情了。

     (4)手机静音

     将手机调成静音,这样在开放式的办公区域,就不会打扰到其他同事。

     不给别人制造麻烦,就是修养,不是么?

     (5)查看邮件(不回复)

     查看邮件,知道有哪些需要回复,哪些需要处理,哪些只是知悉就够了。

     所以为什么要提倡大家写一个高效的邮件标题,因为有时候你只需要看标题,就知道事情的内容和轻重缓急了。

     2.查看待办清单

     (1)建立

     GTD(Get Things Done)的第一步,就是收集自己所有的代办事项。

    

     使用奇妙清单进行每日清单管理

     (2)实时更新

     当有新的事务产生的时候,你可以通过PC端或者PC段的任务清单软件实时添加。

     它的一个处理流程你就要熟练于心:

    

     (3)上班前查看

     上班前的15分钟,小六会选择查看计划内的今日代办事项。

     然后再将待办清单全部浏览一遍,挑选一些任务设定为今日完成。

     (4)设定最后期限和任务的7天响应周期

     代办事项中特别需要注意的是,快要到最后期限的任务。

     另外,如果别人拜托你一件事情,但是没有告诉你截止时间,你可以设置7天后为截止时间,这样做的原因是,一是对方可能不知道这件事情你能做多久,二是,你自己也不太清楚这个事项的具体内容。所以设定7天为期限,7天内给对方答复,如果确定了内容,可以重新创建任务。

     3.确定当天最重要的三件事

     每日清单确定之后,是不是就可以开始干活了呢?

     根据80/20法则,往往最重要的20%的工作决定了你80%的工作成效。

     所以我们要学会认清楚哪些是对我这个岗位最重要的20%。

     《吃掉那只青蛙》这本书中说,如果每天一开始,你能吃掉一直青蛙,这一天里面就没有什么能难倒你的事情了。

     “青蛙”就是最重要的事情。每天挑选最重要的三件事情,然后专注去完成他们。即使你只做完第一个,后面没有完成,也是很有成就感的一件事情,因为最能体现你的工作绩效的事情,你完成了。

    

     标记今天的重要事项

     4.用番茄钟估算时间

     如果你不会估算自己的工作,你会发现经常一天下来排了很多任务,但是每次都做不完。

     原本以为几分钟就可以搞定的,结果花了1个小时。

     所以提高自己的工作效率,就是并不是说提高速度,而是让自己越来越精确的判断一件事情自己要花费的时间。

     做自己职业的精算师。通过番茄估算,如果你发现工作8小时里面,你的番茄钟数量超过10个,说明工作量可能偏大了。需要加班或者将一些不重要的任务从今日代办中移除出去。

     所以,使用番茄钟来进行估算时间,番茄钟的好处是,25分钟为一个单位。执行起来也很方便,你只需要使用番茄钟APP来进行记录就行了。

     而且番茄钟的核心功能是,保持专注,让你保护自己的整块时间,减少碎片时间的出现。

    

     5.完成自己的需求再帮助别人

     好啦,15分钟时间你会发现你做了上面这么多事情。

     最重要的是,这个15分钟的整理让你对今天的工作有了大概的认识,你是会忙成狗还是闲的蛋疼,基本上在这15分钟里面就已经确定了。

     但是你也许会发现就算开启番茄钟,被打断总是难免的。那怎么办呢?

     小六个人的建议是,除非是你的领导来打断你,其他同事的打断,你都可以使用下面这个句型来回应:

     “我等下找你吧,我正在··· ···”

     完成自己的需求再去帮助别人,因为你的效率体现在你的产出上,而不是别人给你发的好人卡。

     当然,我的老板很开明,他一般找我都会先说“6,忙完手上的活,过来一下”,你看,一句话就能看出是高段位的职场人士。

     最后,这15分钟是在如果在上班前完成,意味着你每天都比身边的同事早一步进入工作状态。

     所以,要不要试试比平时提早15分钟到公司呢?

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