百天修炼2：你的管理工作中有“浪费”吗？
2015/4/17 中外管理杂志

    

     有人说，管理者的水平分为九段：一段：以身作则，堪为榜样。二段：帮助下属，无私奉献。三段：教化下属，为人师表。四段：建立规则，打造团队。五段：高效激励，领导思维。六段：全面统筹，科学管理。七段：运筹帷幄，决胜千里。八段：机制励人，文化凝人。九段：组织制胜，天长地久。

     信息凌乱无序，内容前后矛盾，主题信手拈来，微信公众号给管理者带来了很多便利，但碎片化的阅读，让人眼花缭乱，我们开设管理者百天修炼计划，愿您通过连续、连贯的阅读，提升管理“段位”。

     管理作为一种促进经济发展的有效工作手段，也和其它工作一样存在着节约和浪费问题。但企业一般对生产成本做了大量的科学计算，却往往忽视了对管理成本的计算。这种仅关注现场存在的浪费，而不解决被现象所掩盖的本质问题，无疑是舍本逐末的。而且管理浪费又往往是企业最大的浪费，也是最容易被忽视的浪费。

    

     1、拒绝“低效”反复发生

     工作的低效率或者无效率造成的隐性浪费是非常大的；原来只要一个人承担的工作，需要两个以上人员来完成；应该按计划完成的任务反复拖期。错误的工作是一种负效率。没有一次把事情做好就是最大的浪费，应该正确完成的工作被做错，会出现返工、重做、纠正等浪费，甚至影响到整体。

     过去的成功经验、过去行之有效的方法，会使某些“成功”人沾沾自喜，使用原有的一套来面对千变万化的内部和外部环境，不仅导致了低效率，甚至会拖累整个组织的前进脚步，成为整个组织前进的绊脚石。只有不断学习新知识，接受新思想，才有可能解决新问题。高素质的管理者能够通过培训指导，用人所长，人尽其才，有效地带领员工完成任务。一头狮子带领一群羊和一只羊带领的一群狮子是完全不一样的。因此，应该从中高层管理者身上寻找原因，而不能把责任简单地推诿给下级。

     2、失职的浪费，杜绝“应付”现象

     失职的浪费是管理中的最大浪费，责任心不强的表现形式之一就是应付。应付就是工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍了事，不追求最好的结果，从而缺乏实际效果。

     应付的浪费主要是由责任心不强和素质低下等造成的，这种浪费对组织的损害是隐性的，将逐步侵蚀组织的肌体，是一种慢性毒药。对这种司空见惯的浪费现象，决不能麻木不仁，听之任之，而应该建立健全以绩效为中心的监督考核机制，以减少浪费。

     3、协调不利，组织丧失凝聚力

     所谓协调，就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地配合，以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调，就会出现1+1>2的协同效应。因此协调是管理工作中最基本的职能。而如果在管理工作中协调不力，就会造成工作停滞等方面的浪费。

     例如由两个部门共同承担的工作出现问题，双方都不主动联系，还需要第三个部门协调，工作进度当然会受到影响。对上级的工作指示及相关会议布置的工作没有传达，即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实，形成口号接力，工作在本部门出现停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区。信息流转到某个部门出现了停滞，使应该得到这些信息的相关部门掌握不到，难以有效地开展工作。

     绝大多数的管理活动，不是一个部门所能独立完成的，需要两个以上部门相互配合，按横向的业务流程来完成。但是由于纵向部门设置对业务流程的割裂，会形成一些断点，如果不能及时搞好协调，业务流程就不能顺利运行，会造成后续流程停滞，形成损失，即使想方设法绕过去，也造成效率降低，还可能达不到预期的效果。

     4、管理工作不能“等”

     等待上级的指示，上级不安排工作就坐等，上级不指示就不执行，上级不询问就不汇报，上级不检查就拖着办；等待外部的回复，我已与你联系过了，静待回音，什么时候回复不是我能决定的，延误工作的责任应该由对方负责，我只能等；等待下级的汇报，任务虽已布置，但是没有检查，没有监督。不主动去深入实际调查研究，掌握第一手资料，只是被动地听下级的汇报，没有核实，然后作决定或向上级汇报，瞒天过海没有可信度，出了问题，责任往自己的下级身上一推了事。

     对于这种浪费，我们认为，日本管理大师畠山芳雄的管理思想最合适解决。如《这样的干部辞职吧》、《管理者革命》、《培养部下的100条铁则》等都在提出了很好的解决办法。

     5、把无序变有序

     “没有规矩，不成方圆”，这句古语说明了秩序的重要性。缺乏明确的规章、制度、流程，工作中容易产生混乱，这是众所周知的。但如果有令不行、有章不循，按个人意愿行事造成的无序浪费，更是非常糟糕的事。

     由于制度、管理等方面的原因，造成某项工作好像两个部门都管，却纠缠不休，整天扯皮，使原来的有序反而变成无序，造成极大浪费。应该承担某项工作的部门和人员，因能力不够而导致工作混乱无序；当出现部门和人员变更时，工作交接不力，协作不到位，原来形成的工作流程经常被推翻，人为增加了从“无序”恢复到“有序”的时间。一个有效的管理者应该是一个规范化的高手，能把复杂无序的工作标准化、规范化、简单化，从而使普通员工可以完成原本无法完成的工作。

     有兴趣的朋友可以查阅一下自己公司的各项管理规定，也许会发现一个比较有趣的现象：公司的各项规定很少按照横向业务流程的顺序来编写，大多数是按照纵向部门来编写，两个部门间如何交接则语焉不详，实施时就会造成无序。

     这些无序出现的频次多了，就会造成企业的管理混乱。管理者应该分析造成无序的原因，努力抓住主要矛盾，思考在这种的无序状态中，如何通过有效的方法，使无序变为相对有序，从而整合资源，发挥出最大的效率。这是中高层管理者应该注意和重点考虑的问题之一。

     6、让闲置的“动”起来

     我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。机构重叠，职能重叠，形成人浮于事，使生产要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。在某些情况下，对于一些不重要的任务，上级其实只承担签字的职能，但如果没有上级的签字或认可，则业务就无法进行，会出现等待和停滞等浪费。这是每一个层级的管理者都可能犯的错误。唯有敢于授权，才能简化流程，提高效率。

     扁平化管理、业务流程再造、组织再造、过程管理等方法，都是工作流程化、规范化、职责化的有效措施，可以从某种程度上减少闲置的浪费。但是，更重要的是思想不能闲置，流水不腐，如果能不断地用新的管理思想去冲击旧的思维，自然会采取有效的对策去消除因闲置而发生的浪费。

     7、管理必须真正有“理”可依

     管理成本是企业成本构成的一项重要组成部分，即各职能部门在生产、供应、设计、品质、财务、营销等过程中产生的费用成本。管理必须依“理”行事，来控制成本，减少浪费，否则就会受到惩罚。“理”在企业管理中具体指“目标、指标、预算、计划”，但是，如果“理”本身存在问题，则危害更大。

     管理工作中的“七种浪费”，要比丰田生产方式所指出的生产现场中的“七种浪费”严重得多，解决起来也困难得多。因为生产现场中的浪费大多数可以量化，然而管理工作大多为软性指标，具有较大的弹性，要想进行量化和细化相对困难。但是，管理工作中的浪费一旦在某种程度上被消除，则可能会出现几何级数的放大效应。我们必须对消除浪费活动的艰巨性和长期性要有清醒的认识，像节约一度电、一滴水那样节约管理成本，切实杜绝管理上的“跑、冒、滴、漏”。

    

    

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