总裁办，纯粹吃闲饭的部门？
2016/5/31 中外管理杂志
▲图片来自网络
企业的总裁办，在许多一线经营部门看来，纯粹是吃闲饭的部门。不但不起积极作用，反而可能阻隔经营一线的信息有效传递给老总。但碍于总裁的权威，没有人敢怎么的，但背后不知道骂了多少遍。
文/景素奇 责任编辑/化石
那么，总裁办存在的价值是什么呢？
其实，总裁办就是替总裁们办事，替总裁协调相关事务和传递信息，有的还担负一些参谋智囊的作用。事情没有协调好，没有办利索，没有让总裁们满意，就是总裁办主任的失职。所以总裁办主任，绝不是一般人能胜任的。
能把总裁办主任的活儿练好了，职业的发展就会顺风顺水，因为你的成绩和能力，老板们直接就看到了，不用别人传递和考核。当然，也正是由于与老板最近、最直接，一旦没把事情办好，在老板那里形成了“看法”，你在这个企业里的发展就打住了，甚至在这个圈内都没有什么发展了。原因很简单，老板们之间都是通气的。可见总裁办主任这个角色，是诱惑和风险共存，责任、挑战和机遇同在。
就拿总裁办主任的手机话费来说，一般人没法比，有些大企业的总裁办主任一个月的手机话费在2000元以上!为什么会这么多？因为老板的手机就是他的手机，他的手机也是老板的手机。这样的总裁办主任在企业该有什么分量？能是吃闲饭的吗？老板能离得开吗？所以，总裁办就是润滑机构，总裁办主任就是润滑油。一部机器，离开了润滑油根本就无法运转。
随时随地的无奈
不同企业的总裁办，其职能大同小异，核心职能是协调、督办、沟通。有些不叫总裁办，但职能是相同的。比如董秘：面对的是各个董事及各个股东或股东代表等——在本文里通称为总裁办主任。作为总裁办主任，职位低于总裁助理、副总裁、执行总裁、总裁、董事、董事长等，在本文里我们把这些高于总裁办主任职位的人姑且通称为老板。
总裁办主任每天都要协调很多事情，而且是很无奈的事情，小到一盆花怎么摆放、一个文件怎么发、车辆的配置、会议座位的安排等，大到人事的安排、工作的安排、责任的划定、战略的制定、各投资人之间的利益划分、不同领导之间的意见处理等。在处理协调中，因为自己的职位低，而又涉及到无数的利益，涉及到每个人的性格、偏好、突变等，协调沟通起来非常棘手。
协调老板间矛盾的六层级
总裁办主任主要是协调诸位老板的事情和矛盾冲突。就协调的结果来说，总裁办主任协调水平分六个层级。第一级，协调的结果是老板们都不满意，对自己也不满意，这叫全军覆没；第二个层级，老板们都不满意，但对自己满意，这叫独善其身；第三个层级，有一位或几位小老板满意，而大老板不满意，这叫舍本逐末；第四，大老板满意，小老板不满意，这叫丢车保帅；第五，大小老板都满意，自己不满意，这叫委曲求全；第六级，大小老板都满意，自己也满意，这叫皆大欢喜。
第一，全军覆没：作为总裁办主任，有时由于自己能力有限，或者事情过于复杂，变化比较快，甚至外部力量介入，最后搞得大家都不愉快。尽管自己也做了很大的努力，但却最终落了不少埋怨，大老板还迁怒自己。
第二，独善其身：一件事情自己协调了老半天，所有老板都不满意，相互埋汰，但惟独对你总裁办主任却没有埋怨，认为你尽了力，甚至有功劳，这就叫独善其身。这事偶尔一两次可以，不能多，多了大家就开始考虑换你了。
第三，舍本逐末：你也许很努力，也许很想你好我好大家好，但不知怎么搞的，处心积虑搞了大半天，搞得大老板不高兴，但一些小老板高兴。这种协调是很危险的，大老板会认为你屁股没有坐正，这样换你也就为期不远了。
第四，丢车保帅：总裁办主任有时很无奈，你怎么平衡都平衡不了，最后总得舍弃一方利益。当然只能舍弃小老板的利益，而维护大老板的利益，结果搞得小老板说你势利眼，看人下菜碟，心里恨透了你。大多数总裁办主任只能够做到这样的水平，为了大老板的利益，死心塌地，甘愿扛雷，大老板会心知肚明。往往其他小老板碍于大老板的面子不敢对你总裁办有所造次，但一旦大老板有风吹草动，你的结局就不会好。毕竟，老板间强弱的格局不是一成不变的。
第五，委曲求全：作为总裁办主任，有时为了大局的利益，每个老板都不得罪，哄每个老板开心，千方百计协调平衡，甚至不惜牺牲个人利益，自己先当个垫背，搞得老板们都很满意，没有让任何一方利益损失，但却弄得自己身心疲惫，感觉自己挺憋屈和窝囊，背地里恨不得大哭一场。这事情一次两次还可以，多了自己往往承受不了，在老板们的欢呼声中，自己的心在默默地流泪。但这就是总裁办主任常态的写照。
第六，皆大欢喜：这是每个总裁办主任都渴求的事情，但能做到这一点的有多少呢？
兼顾老板“管家”的警训
总裁办主任，在一定意义、程度上来讲就是大老板的“管家”。因为作为老板，有时公事和家事是分不开的。所以总裁办主任既要为老板协调着公事，又得替老板协调私事。替老板协调公事，可以明正言顺，大张旗鼓，然而为老板办私事，却稍有不慎容易陷入尴尬境地。
一心为老板办私事，被误为自己办私事。要服务老板的私事，老板自然不喜欢让第三人知道，那么只能悄无声息地做。但又难免不被外人知道，而你又不方便说这是替老板做事，结果不明就里的人还以为你在假公济私呢。
要解决这个问题，最好的办法是做事前后和过程中都要和老板沟通，包括：时间、地点、数量，免得第三只眼瞧见时，到老板那里说三道四，引起老板疑心。如果在办事的过程中意外遇上了同事，千万不要解释，该干啥干啥，过后第一时间和老板沟通：“办事的过程中遇到了某某”，只陈述客观事实，不做任何评论，老板心中自然有数。不然自己说晚了，有可能老板先入为主。尤其国有企业，更要如此。
辛苦为老板办家事，反致老板家人反感。总裁办主任在为老板协调私事和家事时，还应把握：不要让老板的家人不悦。本来是替老板办事，但由于其私密性，你悄无声息地处理，或在私人时间里处理，有时容易导致老板家人反感。如果和老板是异性关系，更应小心。否则你跳进了黄河也洗不清，而且老板也替你洗不清，甚至越洗越麻烦。
要解决这个问题，有两个办法：一是替老板做事前，如涉及到老板的家人，应让老板事先给家人打个招呼，老板家人自然热情配合。二是如必须到老板家里才能办的事，就安排和老板同性别的秘书或老板的司机去，让下属做其中的一段事情，但这样做也要先和老板沟通好。如确实必须自己上门，应尽量避免过于私人的时间，无论老板是否在家，都应该事先和老板家里通个电话，尤其要告诉老板的配偶，避免误解。
正心为老板办私事，被同事闲话为半个“老板娘”。如你和老板是异性，为老板做私事和家事时，还应该注意，尽量避免引起公司里的人说闲话。
要避免这一点，应该“私事公办”。尽量不要在业余时间，不要单独和老板长时间在一起做老板的私事和家事，尤其不要在业余时间和老板长时间单独相处。和老板无论是什么场合，都不要表示过分亲近。不然，人们会私下议论你是半个老板娘，你冤不冤？
对官方，展示外交能力
总裁办主任，有时也代表企业或老板出面协调企业与企业外部诸多方面的利益。这里一般是指和企业相关的社会公共方面的事情，而不是业务往来的事情。
对外，总裁办主要是协调企业和各级政府的关系，这非同小可，应及时和大小老板沟通、和企业内部相关各部门沟通。除热情接待外，及时传递相关信息，并及时提醒各个老板，不要让老板一忙把重要的事情给忘记了，而耽误大事，最后迁怒自己。还有一种情况，各级政府及同一级政府的不同部门都有可能给你发指令，而且发来的指令很有可能不一致，甚至相互矛盾，这时你怎么办？这就需要智慧和功夫，设一个止损线，尽量做到大家都满意，至少做到不能有政府机构恨你，也就是说不能得罪官员。
对媒体，以关系协调关系
媒体关系是做大了的企业都十分头疼的事情。很多企业是成也媒体，败也媒体。尽量不要得罪媒体，但有时不是你得罪了媒体，而是在企业和顾客以及客户商业往来当中，和企业发生矛盾关系的一方找了媒体进行报道，搞得企业很被动。
怎么办？最好的办法，千万不要和媒体正面冲突。和媒体正面冲突是件愚蠢的事情，只会越搅越麻烦。即使面对小媒体，也应该协商解决或干脆不理。最简单的办法就是通过关系来协调关系。在协调媒体关系时，最好不要让老板们出面，但自己要和老板们及时沟通。
对老板朋友，挡与热的拿捏
老板在生意场上，有很多朋友，没有朋友就没有生意。有些直接是老板生意上的朋友，有些是老板感情上的朋友，有些是老板感情上的朋友加生意上的朋友，总之都是老板的朋友。只要是朋友，在你协调接待过程中，就慢待不得；但同时你又不能不替老板挡一道。因而在挡一道和热情接待之间一定要把握住火候。
在挡一道时，要让老板的朋友感觉你不是在挡，或至少挑不出毛病来。千万要注意，对老板的朋友，要不同于其他人接待和协调。因为朋友之间说话是比较随意的，你慢待了，或总裁办的其他人慢待了，那麻烦随时都会来，搞得自己有口难辩——辩也没有多大用处，反正老板朋友告状，你只能干着急。所以记住：接待老板的朋友，一定热情，就像接待老板一样。
不同型企业，协调难点不同
国资企业、外资企业、民资企业的总裁办主任，协调特点也不一样。
国资企业，暗护明和
国有企业的总裁办主任，协调矛盾的难点主要在利益集团的争斗，但正常情况下是井水不犯河水，维持人民内部矛盾即可。总裁办主任一定清楚自己的角色和身份，维持大局平和是前提。大老板的利益要暗中维护，不能明讲，千万不能见风使舵，脚踩多只船。不然，未来谁都不会重用你。
外资企业，职业化操作
外资企业的总裁办，纯粹是一个事务机构，主要做好几位高管的后勤服务工作，部门之间的信息传递及服务工作，做好上级领导来访的接待工作，做好外部机构来访的接待协调安排工作。也许老板换了五六茬，总裁办主任依然如故，岿然不动。
民营企业，深浅难测
民营企业的总裁办主任就不太好说。这纯粹因老板个人风格和喜好而定，有的纯粹把总裁办作为一个领导的内勤服务机构，有的赋予了强大的管理职能。这样，总裁办的协调职能也不一样了，其协调的范围和难度也就不一样。民企里面比较难协调的就是家族企业。
协调家族成员，既要坚持原则，又要灵活处理；要始终以大老板的利益和权威为前提，但对家族成员也轻易不得罪，即便要有所动作，也得听大老板的。正常情况下既要维持企业日常运转，又要维持老板家族成员的和谐。即使家族成员之间有矛盾，一是不要介入，二是尽量撮合。千万不要故意去传话、造矛盾，要不然，你的厄运随时都会降临。
“夫妻档”的总裁办主任就更难办。因为一般的家族企业只有一个权力核心，而夫妻档的企业有两个权力核心。协调难度，那真不是一般人能够做好的。面对两个权力核心，最好的办法就是：公事公办，两人容易起冲突的不办，谁催得急给谁办。但无论怎么办，都要站在企业组织的利益上考虑。如果立足点在这里，就能够立住脚。要不然，混不了几天，自己就得走人。
(本文作者系北京腾驹达猎头公司董事长。E-mail:jingsuqi@timehr.com)
来源：中外管理新媒体
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