如何开好一场科室会
2015/11/3 医药行业EMBA

    

    

     科室会一直以来都是每一位医药代表的“常规武器”，在现今合规越来越严的形式下，科室会的作用尤为重要!以下为开好一个科室会的标准流程，供您参考。

     第一阶段预约科会(科会前3-15天)

     ■ 科室会约定的时机

     产品进入医院之后，科室主任基本接受产品、接受公司、接受代表的前提下进行。

     ■ 常见拒绝理由

     1. 医院里不准开推广会

     2. 最近太忙了，以后再说吧

     3. 你的产品大家都很熟悉了，不用讲了

     ■ 主任拒绝科会的真正原因

     1. 主任对于产品、公司、代表没有获得基本认可---继续1对1拜访，加深关系

     2. 主任反应性、习惯性拒绝

     ■ 常见拒绝处理

     多申请几次

     加强和主任个人间的关系

     强调自己时间比较短不会影响到医生工作：“我们时间很短，只要10分钟，不会占用大家太多时间”

     4. 如实在不行，就抛出科室吃饭利益： “我们到外边找一个合适的饭店，正好科室医生也可以聚一下”

     ■ 科室会的地点

     1. 医生办公室、科室学习室、主任办公室

     2. 酒店包房、餐厅包间

     ■ 主任可能提出的附加条件

     1. 科室工作午餐？人均10-15元，带护士

     2. 每个人的科会礼品？人均10-50元

     3. 科室聚餐？人均30-50元

     4. 个人费用报销？

     第二阶段科室会前准备(2-7天)

     ■ 内容准备

     1. 根据产品发展周期实际情况，确定个性化幻灯片内容

     2. 准备个性化会议设计(如有奖问答)

     3. 内部医生托的准备(会后有导向性提问问题)

     4. 个性化信息的反复练习

     ■ 会议资料准备

     1. 设备准备：笔记本电脑、投影机、激光笔、照相机、幕布

     2. 会议资料准备：产品资料、笔和本子

     3. 会场POP：科会横幅、挂旗、贴画、便携式展架(事先与科室沟通)

     4. 科会礼品准备 (必要时)

     5. 会场小礼品的费用

     6. 签到表

     7. 预算费用-多带2倍

     ■ 实战准备

     1. 会场实地察看，场地大小，投影位置，听众座位和视角光线控制笔记本摆放位置、横幅挂法、空调质量、白幕布、有一定弹性的座位数和座位摆放方式

     2. 如吃饭：提前一星期以上，防止目标包房被订走了，以自己熟悉和医生特别要求为主， a 提前5天订菜单、酒水价格，关照餐厅服务员在点菜时配合，不要总点贵的(海鲜\酸奶、特色菜、酒类品种，提前将80%的菜肴点好)

     ■ 客户准备

     1. 和关键医生传递开会时间，防止临时措手不及

     2. 请到会者了解会议目的，了解目标医生需要解决的问题

     3. 提前与主任和关键医生沟通主题，准备可能问题

     第三阶段科室会前期(开会前1天到开会)

     ■ 提前一天与主任再次确认时间

     ■ 医院内开会

     1. 提早到会场

     2. 准备会场

     3. 和主任联系相关事宜

     ■ 饭店开科会

     1. 会议前一天与饭店再次电话确认

     2. 会前4小时和主任再次确认后，与关键医生确认会议信息

     3. 个人准备

     4. 准备资料和设备

     5. 提早到会场

     6. 准备会场：投影仪和电脑还有合适屏幕的大小调整

     7. 会前2小时电话邀请主任、未到医生

     8. 控制上菜

     9. 接待目标医生

     10. 医生来之后，逐一发名片，签到，发资料，要把目标医生引到座位上，同他聊天，不要把他晾在那里

     11. 与主任动态沟通，保证不能冷落重要的VIP

     12. 和部分比较熟的医生聊一下今天要强调的话题

     13. 到会人数

     14. 打电话与没有到的医生沟通，估计到会时间，报告主任，由主任统筹安排是否需要等晚到的医生。

     15. 主任宣布本次主题，开始讲课

     第四阶段演讲程序

     1. 开场白:自我介绍, 感谢主任,讲本次演讲主题

     2. 主题:10-15分

     3. 组织提问和讨论

     4. 感谢医生提问,缓冲确认医生的问题,回答,问是否满意

     5. 要善于调动讨论气氛，让大家积极讨论

     6. 要紧扣主题，跑题了讲者就想办法拉回来

     7. 先请比较熟的医生分享经验和提问，调动气氛

     8. 让重要的主任先发言，对其尊重

     9. 尽量让医生多说

     10. 需要我们自己回答时，要坚定、简洁的回答

     11. 结束语成交 ,确认医生的下一步行动

     第五阶段吃饭-活动结束

     1. 吃饭开始

     2. 在吃饭中间,照顾每一个医生,不要冷落任何一个客户

     3. 代表和自己目标医生讨论今天会议收获

     4. 吃饭结束,欢送客户

     5. 确认重要主任是否需要送回家

     6. 收拾好我们的东西准备下次会议

     7. 结帐：保留好发票，准备报帐

     第六阶段会后总结和跟进

     ■ 会后总结

     1. 最好当时就总结，记忆犹新

     2. 总结经验，要肯定本次科室会的成功之处，增加自己的自信和成就感

     3. 分析不足，下次提高

     ■ 会后跟进

     1. 会后3天之内代表去回访目标医生

     2. 动态观察已参会医生的观念和处方习惯的改变

     3. 写会议报告

     本文来源：临床者联盟

    

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